Déclaration de TVA pour les recruteurs indépendants en micro-entreprise : le guide complet

Qu’est ce que la TVA ?

Dans l’univers du commerce (par opposition aux particuliers), les entreprises communiquent sur des montants hors taxes (HT) car elles ne paient généralement pas la TVA.

En effet, la plupart des entreprises facturent la TVA sur les factures qu’elles émettent (et donc collectent la TVA pour le compte de l’Etat) et en contrepartie elles paient la TVA sur les achats qu’elles réalisent et peuvent la déduire.

Concrètement ça se passe comment ?

A intervalle régulier (la fréquence dépend du régime de TVA) l’entreprise effectue une déclaration de TVA. C’est à dire qu’elle va déclarer la TVA collectée et la TVA déductible. On fait alors la différence des deux : si l’entreprise a facturé plus de TVA qu’elle n’en a payé, elle doit rendre la différence aux impôts ; si elle a payé plus de TVA qu’elle n’en a facturé, elle peut demander le remboursement du crédit de TVA (ou demander son report).

Vous l’avez compris, ce sont les entreprises qui sont chargées de collecter la TVA pour le compte de l’Etat, qui la récupère ensuite à travers les déclarations / régularisations de TVA (malin 🤓).

Il faut bien avoir en tête que la TVA que l’on collecte ne nous appartient pas ! Il faut donc être vigilent dans la gestion de vos comptes pour ne pas dépenser cet argent.

Pour la prestation de services (cas du recrutement) le taux de TVA est de 20%

Fonctionnement de la TVA pour un recruteur freelance en micro-entreprise

De base, les micro-entreprises bénéficient d’une franchise en base de TVA (c’est à dire qu’elles ont la possibilité de ne pas facturer et donc de ne pas collecter pas la TVA) jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires. Dans tous les cas, elles doivent payer la TVA sur tous leurs achats. Ce régime ne leur permet donc pas de récupérer la TVA.

En 2024, le seuil de franchise de TVA en micro-entreprise est de 36 800€ HT de chiffre d’affaires. Cependant, pour ne pas pénaliser ceux qui franchiraient légèrement ce seuil, l’Etat a mis en place un seuil de tolérance à 39 100€ HT de chiffre d’affaires. Ce n’est qu’une fois ce dernier seuil franchi que vous êtes obligés de déclarer la TVA.

Si vous avez dépassé le seuil de franchise de TVA durant 2 années de suite (sans franchir le seuil de tolérance), vous devez déclarer la TVA l’année suivante.

Une fois que vous avez dépassé le seuil de tolérance, vous êtes redevable de la TVA dès le premier jour du mois de dépassement et l’année suivante.

Recruteur freelance en micro-entreprise : comment savoir si je suis redevable de la TVA ?

Pour savoir si vous êtes redevable de la TVA en tant que recruteur freelance en micro-entreprise, il vous suffit de répondre aux questions ci-dessous, qui dépendent de votre chiffre d’affaires (CA) de l’année en cours, de l’année dernière, voire d’il y a deux ans selon les cas.

A noter qu’en cas de démarrage de votre activité en cours d’année, vous devez appliquer un pro-rata sur l’année de démarrage. Si vous avez démarré au 1er avril (vous avez travaillé 75% de l’année), alors votre seuil sera de 29 325 € (39 100 € x 75%).

Pour savoir si vous êtes redevable de la TVA en tant que recruteur freelance en micro-entreprise, ils vous suffit de répondre aux questions ci-dessous :

  • Si mon CA de l’année en cours est supérieur à 39 100 € > Je suis redevable de la TVA
  • Si mon CA de l’année en cours est inférieur à 39 100 € > Cela dépend de mon CA de l’année précédente (N-1)
    • Si mon CA N-1 était supérieur à 39 100 € > Je suis redevable de la TVA
    • Si mon CA N-1 était inférieur à 36 800 € > Je ne suis pas redevable de la TVA
    • Si mon CA N-1 était entre 36 800 € et 39 100 € > Cela dépend de mon CA d’il y a deux ans (N-2)
      • Si mon CA N-2 était supérieur à 36 800 € > Je suis redevable de la TVA
      • Si mon CA N-2 était inférieur à 36 800 € > Je ne suis pas redevable de la TVA

Que faire si je ne suis pas redevable de la TVA en tant que recruteur freelance en micro-entreprise ?

Bonne nouvelle : vous êtes exonéré de TVA et vous n’avez rien à faire ! Il faut simplement que vos factures soient émises HT et y indiquer la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » (si ce n’est pas automatiquement fait par votre logiciel de facturation).

Il est possible de renoncer à l’exonération de TVA en optant volontairement pour le régime réel de TVA. Cela peut être intéressant pour pouvoir récupérer la TVA sur vos achats (votre CRM, votre ATS et vos autres outils de recrutement par exemple).

Que faire si je suis ou je souhaite être redevable de la TVA en tant que recruteur freelance en micro-entreprise ?

Pas de panique, il n’y a rien de très compliqué, il faut simplement être bien rigoureux. Dépasser le seuil est d’ailleurs une excellente nouvelle pour votre activité de recruteur freelance !

Voici la marche à suivre pour déclarer la TVA en tant que micro-entrepreneur :

  • Envoyer un mail au Service des Impôts des Entreprises (SIE)

    Lors de l’immatriculation de votre micro-entreprise, vous avez été affecté à un SIE (pour trouver le vôtre c’est par ici).

    Vous pouvez envoyer un e-mail ou appeler le SIE, pour leur indiquer que vous allez désormais déclarer la TVA (seuil franchi ou choix de votre part). Le SIE va vous envoyer un numéro de TVA et vous pourrez choisir votre régime de TVA (nous conseillions le régime réel simplifié).

    Une fois votre demande traitée, les données liées à la TVA seront activées sur votre espace professionnel du site des impôts (à créer si ce n’est pas encore fait). Vous pourrez adhérer en ligne en remplissant le formulaire d’adhésion à la TVA.

  • Suivre la TVA collectée et déductible

    Sur toutes vos factures, il faut désormais bien faire apparaître la TVA et donc un montant TTC.

    Sur toutes vos dépenses, il faut bien conserver les factures pour pouvoir calculer la TVA que vous avez payée.

    Pensez bien à stocker / classer toutes ces données !

  • Déclarer la TVA

    C’est là que vous allez comprendre l’avantage d’avoir opté pour le régime réel simplifié !

    Comme son nom l’indique, c’est un régime qui a été créée pour simplifier la déclaration de TVA pour les entreprises dont le chiffre d’affaires se trouve entre 36 800 € et 254 000 € HT. A ce niveau là, les enjeux financiers ne sont pas assez importants pour s’embêter avec des déclarations mensuelles : vous ne déclarez la TVA que 2 fois par an !

    3 étapes importantes :

    • Juillet : paiement du 1er acompte de TVA (sur la base de vos factures de vente et d’achat du premier semestre de l’année)
    • Décembre : paiement du 2ème acompte de TVA (sur la base de vos factures de vente et d’achat du deuxième semestre de l’année)
    • Mai de l’année suivante : déclaration réelle sur la base de toutes les factures de l’année (régularisation de la différence s’il y en a une).

    La déclaration annuelle se fait sur votre espace professionnel sur impôt.gouv.fr, avec le formulaire CA12 (vous pouvez le télécharger, ou suivre la démarche de déclaration en ligne sur votre espace professionnel).

A partir de la deuxième année, si vous ne souhaitez pas calculer le montant de la TVA collectée et payée, vous pouvez prendre le montant de l’année précédente en référence. Le 1er acompte (juillet) représente alors 55% du montant de l’année précédente, et le 2ème acompte (décembre) représente 40% de ce même montant.

Avantages et inconvénients des différents régimes de TVA en tant que recruteur indépendant en micro-entreprise

Franchise en base de TVA

✅ Je ne m’embête pas à déclarer la TVA (tant que je suis sous le seuil de 39 100€ de chiffre d’affaires)

✅ Je ne facture pas la TVA à mes clients

❌ En revanche, je ne la « récupère » pas non plus (donc je paie la TVA sur mes achats, outils, etc.)

Déclaration de la TVA sous le régime réel simplifié

✅ Je récupère la TVA sur mes achats (donc je ne la “paye” pas)

✅ Je facture la TVA, donc je reçois plus d’argent que ma facturation HT…

❌ … en revanche cet argent ne m’appartient pas, je dois le rendre à l’Etat (attention à ne pas le dépenser > Utile d’ouvrir un compte pro spécifique par exemple)

❌ Un peu plus d’administratif à gérer

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