Recruteur indépendant : 4 piliers essentiels pour structurer une routine efficace

Devenir recruteur indépendant, ce n’est pas qu’une histoire de changement de statut : c’est toute une organisation à repenser. Comment structurer une routine efficace pour tenir dans la durée ?

Pour certains, l’indépendance, c’est l’aventure rêvée.

Pour d’autres, la réalité peut vite rattraper.

Car si on oppose souvent indépendance et salariat, comme partout, tout est question d’organisation, de cadre, de discipline aussi. Un équilibre subtil à construire.

Entre contraintes personnelles, exigences business et charge mentale, les enjeux d’une bonne routine sont nombreux pour les recruteurs freelances.

Cet article entre dans le quotidien d’Anna Stepanian, recruteuse indépendante spécialisée sur le secteur audit & expertise-comptable et membre du collectif Achil, pour comprendre ce que ça change vraiment.

Vous faites peut-être partie vous aussi des 6000 recruteurs qui ont choisi la voie de l’indépendance en France, voici les 4 piliers qu’elle a identifiés pour une transition réussie.

Routine recruteur, ou l’importance de l’organisation

L’un des premiers avantages de l’indépendance, c’est de pouvoir gagner en liberté. Mais sans cadre, cette liberté peut vite tourner à la dispersion. Structurer sa journée devient alors une condition de survie, pour durer et pour rester performant.

Anna, elle, a conçu une routine sur mesure, alignée à sa réalité de maman et de recruteuse spécialisée. Et tout se joue dès le matin.

L’effet tout doux :

Elle commence chaque journée en dressant sa to-do list. Ce geste simple mais répété tous les jours est efficace pour :

• Plus de clarté d’esprit : en notant ses tâches, elle élimine du “bruit” et se libère de la charge mentale.
• Un coup d’envoi motivant : cocher une tâche stimulante déclenche comme un dopant, elle se sent productive et prête à en faire plus.
• Une optimisation du pic matinal : les études montrent que nos capacités cognitives sont au top au réveil, elle en profite pour définir ses priorités clés du jour.
• La lutte anti-procrastination : la définition claire des tâches réduit le risque de distractions ou de report systématique des objectifs.

Conseil à emporter : Et si au lieu de lister ce qu’il vous reste à faire, vous notiez ce que vous avez déjà accompli ? C’est le principe de la “done list”. À la fin de la journée, on y consigne toutes les tâches réalisées, même les plus petites. Un réflexe qui valorise les avancées concrètes, renforce la motivation et combat le syndrome de l’imposteur.

Recruter oui, mais par quoi commencer ?

Structurer ses journées, c’est essentiel pour tenir. Mais structurer son activité, c’est ce qui permet de performer.

Pour Anna, la routine métier est bien huilée, avec en première mission, l’incontournable sourcing ! HelloWork, Meteojob, LinkedIn, tout est passé au crible. C’est là que se joue une bonne partie de la performance sur un marché pénurique.

Puis viennent les envois de profils aux clients. Ici, pas de “push” massif sans réflexion. Place à la pertinence.

Anna : “Je travaille à la performance, pas au volume. Je prends le temps d’analyser les besoins de mes clients et les attentes de mes candidats. Je ne vais pas envoyer un collaborateur comme ça, sans filtre. Est-ce que c’est vraiment le bon environnement pour lui ? Petit cabinet ou Big Four, ce n’est pas la même chose. Il faut que leurs 2 mondes se rencontrent.”

S’ajoutent ensuite d’autres rituels au fil de la journée : publication d’offres, pige d’annonces pour détecter de nouveaux besoins, retours clients, planifications d’entretiens. Chaque opération a sa place et son timing.

Enfin, elle prévoit régulièrement des créneaux en fin de journée ou le midi pour conduire des entretiens candidats, selon leurs disponibilités. Un rythme qui s’adapte à sa vie de famille, comme à ses partenaires professionnels, candidats et clients.

Savoir appuyer sur pause :

Cette même rigueur lui permet de préserver sa vie personnelle. Pause goûter avec ses filles, mercredis off, travail ponctuel sur la terrasse pour changer d’air. Ou encore de bouger son curseur entre priorités pro et perso au fil du quotidien.

Anna : « Sans cette organisation, je serais en freestyle. C’est important de maintenir une discipline même sans patron, pour ne pas s’éparpiller ou s’égarer. Et au final, j’ai réussi à construire un emploi du temps autour de ma vie, pas l’inverse.”

Elle a trouvé le bon tempo. À chacun le sien ! Preuve en est avec Nabyl Soula, autre membre d’Achil, qui lui a choisi de conjuguer indépendance ET salariat.

3 prérequis pour une routine efficace :

• Sélectionner les clients avec soin : Anna choisit de se focaliser uniquement sur les missions à fort potentiel, pour travailler dans un climat sain et éviter les allers-retours inutiles.

• Créer (et chouchouter) son vivier candidat : Pour elle, un bon recruteur ne se contente pas d’envoyer un CV. Il dessine une vraie relation dans le temps. Un vivier bien entretenu, c’est aussi un levier d’efficacité : moins de sourcing dans l’urgence, plus de réactivité et un lien de confiance qui s’installe.

• Choisir une niche : L’idée ? Avoir une meilleure compréhension des enjeux, une communication plus fluide avec les clients et un sourcing ciblé. Tout devient plus rapide, plus pertinent. Ce n’est pas pour rien si 58% des recruteurs freelances ont décidé de se concentrer sur un seul secteur en 2024. Anna, elle, s’est spécialisée dès le départ sur les métiers de l’audit et de l’expertise-comptable (AEC). Elle parle alors le même langage que ses clients et ses candidats, et son expertise sur ce marché lui permet d’anticiper les creux d’activité, typiques en AEC, où 6 mois peuvent être très intenses contre 6 mois beaucoup plus calmes.

Recruteur freelance cherche espace de travail et outils efficaces !

Séparer physiquement le pro du perso est une condition essentielle quand on travaille depuis chez soi. Comme beaucoup, Anna a d’abord essayé de télétravailler dans son salon, mais trop de distractions et de tentations domestiques l’ont alerté.

Anna : “Quand on est indépendant et que l’on travaille à la maison, c’est franchement tentant de se poser sur le canapé, ou de faire ses lessives. J’ai compris très vite que créer un environnement dédié au business chez moi allait m’aider à poser des limites.”

Elle a donc réorganisé son espace : bureau fermé, double écran, micro, matériel professionnel. Et surtout, une nounou présente à la maison pour garder sa plus jeune fille.

Un investissement qui fait toute la différence.

Cette frontière claire entre ces sphères permet de rester focus et de maintenir un beau niveau de performance. Elle réduit ainsi la charge mentale : on sait où commence et où finit la journée.

Un autre des gros “pain points” des recruteurs indépendants, c’est l’accès aux bons outils. Et oui, contrairement aux salariés, ils doivent généralement tout financer, jongler avec les abonnements et maîtriser eux-mêmes les fonctionnalités.

Anna a bâti un écosystème, avec notamment, quelques-uns des outils mis à disposition par son collectif Achil :

• L’ATS Taleez, pour le suivi et gestion des recrutements,
• LinkedIn, pour l’approche directe, mais aussi, pour gagner en visibilité via ses publications,
• Waalaxy, pour automatiser ses messages d’approche en fonction des besoins. Un vrai gain de temps, à condition de trier ce que l’outil détecte,
• ChatGPT, pour de la reformulation d’offres d’emploi par exemple, et non pas pour penser à sa place.

Des indispensables, bien qu”ils ne fassent pas tout, bien utilisés, ils libèrent du temps pour se concentrer sur les tâches à forte valeur.

Conseil à emporter : Faites l’inventaire de vos outils. En manque d’un ATS ou d’un CRM ? Listez vos besoins réels, puis testez 1 ou 2 solutions avant d’investir.

Se former en continu pour rester un recruteur compétitif

Dans un métier aussi mouvant que le recrutement, se former et rester en veille, ce n’est pas un bonus, c’est une nécessité. Le marché évolue vite. Les attentes des candidats changent. Les outils également. Et pour rester pertinent, il faut rester curieux.

Anna en est convaincue. Entre 2 missions, elle prend parfois le temps de s’informer, de lire, d’explorer de nouveaux sujets RH ou juridiques.

Anna : “J’ai suivi dernièrement un module sur la démission ou le licenciement sur le site de France Travail. Même si ce n’est pas directement lié à ce que je fais, ça m’aide pour ma culture RH.”

Une démarche simple, accessible, mais puissante. Car en indépendant, il n’y a personne pour venir dire quoi apprendre ou quand se mettre à jour. C’est à chacun d’en faire une habitude.

Cette curiosité nourrit sa posture. Elle ne reste pas cantonnée à sa spécialisation. Elle s’ouvre à d’autres dimensions du monde du travail. Comprendre les enjeux juridiques ou managériaux de ses clients, même à la marge, lui permet d’avoir une discussion plus fine et plus crédible.

Et ça passe aussi par la lecture. Anna partage la liste de ses envies de lecture :

• “L’entrevue structurée – pour améliorer la sélection du personnel”, d’André Durivage et Normand Pettersen, professeurs au Québec.
• “Le recrutement réinventé”, d’Isabelle Bastide, COO chez PageGroup, pour questionner ses méthodes face à des candidats qui ne doivent plus seulement correspondre à la fonction, mais également s’intégrer à l’équipe et à l’entreprise.
• “Les RH en 2030” de Gilles Verrier et Nicolas Bourgeois, avec 30 pistes concrètes pour réinventer l’entreprise.

Lire, se former, suivre l’actualité du secteur, c’est une façon d’éviter que le métier ne devienne trop mécanique. C’est garder un œil neuf. C’est continuer à progresser. Achil accompagne d’ailleurs ses membres avec un programme de formation complet dès l’intégration du collectif, pour que tout le monde reste en mouvement.

Conseil à emporter : Pour votre veille, abonnez-vous à des newsletters enrichissantes, comme celle de Sourceurs? Non, peut-être! ou encore celle d’Achil !

Indépendant mais pas seul : rompre la solitude du recruteur

Être indépendant ne veut pas dire être isolé. Et pourtant, c’est un risque bien réel. Quand on travaille seul, depuis chez soi, sans collègues autour, la solitude peut vite s’installer.

Certes, le métier de recruteur offre déjà de nombreux échanges humains. Chaque jour, Anna parle à des candidats, des clients, des prospects. Mais ce lien professionnel, aussi riche soit-il, ne suffit pas toujours à combler le sentiment d’isolement.

Elle en a conscience et elle a mis en place plusieurs stratégies pour trouver du soutien professionnel :

• Des points hebdo et mensuels en visio, proposés par le collectif Achil. Pour échanger sur les missions, poser des questions, sortir la tête du guidon, ou carrément participer à un séminaire annuel en présentiel.

• Un buddy system avec d’autres recruteurs. Anna a ritualisé un rendez-vous avec son collègue Florian, un autre membre d’Achil, toutes les 2 semaines pour partager leurs succès comme leurs difficultés.

• Des rencontres terrain avec ses clients. Une opportunité, quand elle se présente, de voir le métier sur le terrain en plus de rencontrer ses partenaires.

Anna : « On n’est jamais vraiment seul avec le collectif Achil. Ils sont toujours là. Peu importe que la question soit technique liée à nos outils, ou business pour un sujet client.”

Rompre la solitude, ce n’est pas une option quand on veut durer en indépendant. D’autres tentent d’autres formats, comme Charlotte et Amélie, 2 autres membres qui forment un binôme en passant leurs journées ensemble connectées en visio.

Conseil à emporter :

Planifiez un point hebdo ou bimensuel avec un autre recruteur freelance. Même court, cet échange régulier peut devenir un superbe soutien.

En bref, routine ne rime pas avec improvisation

Anna a créé son propre modèle. Son propre rythme. Celui d’une recruteuse indépendante qui concilie rigueur, autonomie et vie perso.

Un dernier élément clé de son équilibre : se fixer des objectifs concrets, chaque semaine, voire chaque jour.

Anna : “Savoir ce qu’on veut, où on va, et s’y tenir, c’est ce qui fait la différence.”

Car devenir recruteur indépendant, ce n’est pas improviser une nouvelle vie. C’est tracer une route où la liberté repose sur de la discipline, de l’organisation, des outils et en particulier, du lien humain.