Qu’est-ce qu’un ATS ? (Applicant Tracking System)

Un ATS, pour Applicant Tracking System en anglais et Système de Suivi des Candidatures en français, est un logiciel à destination des recruteurs qui automatise et optimise le processus de sélection des candidatures.

Si vous n’utilisez pas encore d’ATS, il est temps de se renseigner car il s’agit d’un véritable atout pour les recruteurs. Non seulement il fait gagner un temps précieux, mais il permet également de dénicher facilement les bons candidats !

Nous allons expliquer ici quels sont les avantages et les fonctionnalités d’un ATS, avant de vous donner les critères à maîtriser pour trouver le meilleur ATS en accord avec vos besoins. Quelques études de cas nous permettront d’illustrer ces propos.

Introduction à l’ATS (Applicant Tracking System)

L’ATS intervient à chaque étape du processus de recrutement et joue un rôle important dans la transformation numérique de la fonction recrutement des entreprises.

Si sa mission est de simplifier et d’accélérer la sélection du candidat idéal, il doit également conserver l’aspect humain et relationnel des métiers du recrutement.

En effet, l’ATS n’est pas là pour trier froidement des CV, mais pour donner aux recruteurs des outils efficaces afin de communiquer avec les candidats et d’identifier facilement ceux qui sont le plus adaptés pour le poste. En ce sens, l’ATS aide les recruteurs à prendre des décisions pertinentes et stratégiques pour améliorer la qualité des embauches.

Dans une époque qui fait la part belle à la dématérialisation et au télétravail, l’ATS devient un outil incontournable afin de gérer ses candidatures. Accessible depuis n’importe quelle machine en tant que solution SaaS (Software as a Service) ou intégré à un logiciel SIRH, il permet de collaborer efficacement à distance et d’automatiser les tâches manuelles les plus fastidieuses :

  • Saisie de données
  • Envoi d’e-mail
  • Tri des profils
  • Rappels et entretien du vivier de candidats
  • Suivi des statuts et collaboration fluide entre personnes impliquées sur un recrutement
  • Centralisation des échanges avec les candidats
  • Prise de notes centralisée
  • Génération de rapports de performance
  • Gestion de la conformité

Ces fonctionnalités en font un outil indispensable dans le monde moderne du recrutement, surtout lorsqu’il faut s’occuper d’une grande quantité de CV.

Non seulement l’ATS élimine le temps dédié aux tâches à faibles valeurs ajoutées, mais c’est aussi une solution accessible et disponible pour toutes les structures, petites comme grandes entreprises. Recruteurs indépendants comme grosses entreprises peuvent utiliser un ATS afin d’être plus efficaces dans le traitement de leurs recrutements.

Qu’est-ce que l’ATS ? Définition

L’ATS est un logiciel fait pour gérer efficacement le processus de recrutement. Il accompagne les recruteurs du sourcing à l’embauche.

Ainsi, il sert aussi bien à diffuser des annonces personnalisées en quelques clics sur plusieurs jobboard (multidiffusion) qu’à importer des CV depuis une CVthèque ou en approche directe. Il permet d’améliorer l’expérience utilisateur du point de vue des candidats comme des recruteurs.

L’importance de l’ATS dans le recrutement

L’ATS est bien plus qu’un fichier Excel optimisé. C’est un logiciel qui centralise les données liées aux candidats et les structure en fonction de vos besoins. En ayant tout à un seul endroit, vous gagnez en clarté et gagnez du temps sur l’opérationnel.

Ses systèmes de tri sont pensés pour maximiser la pertinence entre l’offre et le candidat, dans une logique gagnant-gagnant.

Les fonctionnalités et avantages de l’ATS

Parmi les systèmes d’information dédiés aux ressources humaines, l’ATS est spécialisé dans la gestion des candidatures. Son rôle s’étend de la définition des besoins à l’intégration du candidat, ce qui en fait un outil complet.

Il est à noter qu’un ATS peut être collaboratif. Il permet alors de partager des commentaires, des évaluations et des notes sur les candidats, ce qui simplifie le processus de sélection. Les entreprises qui utilisent un ATS bénéficient donc d’une meilleure coordination entre les membres de l’équipe de recrutement. L’ATS permet également de mettre en place des modèles de compte rendus d’entretien structuré (scorecard), favorisant ainsi un traitement égalitaire des candidatures en évitant tout biais cognitif.

Automatisation du processus de recrutement

L’une des fonctionnalités clés de l’ATS est de trier automatiquement les candidatures selon des critères précis. Par exemple, il peut repérer dans les CV et les lettres de motivation certaines expressions clés, compétences ou expériences jugées pertinentes pour le poste.

Grâce à ce système, les candidatures sont rapidement classées sans effort. Cela permet aux recruteurs de se concentrer sur l’essentiel :

  • La construction de relations avec les candidats retenus
  • La planification et la mise en œuvre de leur stratégie de recrutement

Passé le classement des CV, l’ATS actualise automatiquement l’état de chaque candidature tout au long du parcours de recrutement, ce qui évite les mises à jour manuelles, les oublis et les erreurs humaines. Il assure également d’autres missions bien pratiques :

  • La communication avec les candidats (envoi de messages d’accusé de réception de candidature ou de refus par exemple)
  • L’organisation des entretiens (proposer des créneaux et les intégrer dans les calendriers des recruteurs)
  • Le sourcing (recherches en ligne, diffusions d’offres d’emploi)

Amélioration de la marque employeur

Saviez-vous que l’ATS joue également un rôle dans le renforcement de la réputation de votre entreprise ? Voici pourquoi :

  • Il permet de générer des templates de candidatures adaptées à chaque poste
  • Il centralise les données pour former un tout uniforme et cohérent
  • Il permet de répondre rapidement et clairement aux candidats

Pour attirer des talents de qualité, encore faut-il que les annonces soient attractives. Grâce à des formulaires intelligents et une expérience en ligne fluide, l’ATS améliore le taux de conversion des offres d’emploi, le tout en sélectionnant les jobboards les plus pertinents pour les besoins du recruteur.

Par ce biais, l’ATS contribue à véhiculer une image d’entreprise performante, claire et respectueuse du temps de ses candidats. De quoi avoir une marque employeur au top !

Conformité légale et RGPD

Pour être professionnel, le respect des régulations légales et des normes de protection des données est bien évidemment essentiel. L’ATS aide justement à répondre à ces problématiques grâce à différentes fonctionnalités :

  • Sécurisation des données en transit entre le navigateur du candidat et le système ATS
  • Stockage des données de façon sécurisée avec l’accord explicite des utilisateurs
  • Chiffrement des données et sauvegardes régulières
  • Accès restreint aux utilisateurs autorisés

L’ATS peut également gérer la suppression des données personnelles, conformément au droit à l’oubli et à la politique de conservation des données appliquées par l’entreprise.

Analytics et rapports

L’autre force des outils dématérialisés, en plus de l’automatisation, c’est la capacité à récupérer, trier et analyser les données pour aider les entreprises à s’améliorer. L’ATS peut répondre à ce besoin tout en respectant les normes RGPD.

Sans un système automatisé, il peut être difficile de suivre la performance globale du processus de recrutement, y compris les métriques clés telles que :

  • Le taux de conversion des candidats et leur provenance
  • Le temps de rétention des candidats embauchés
  • Le temps moyen pour pourvoir un poste

L’ATS résout ce problème, en plus de permettre une visibilité en temps réel et une organisation des données qui simplifie leur lecture.

Choisir le bon ATS : Nos conseils

Difficile de choisir le bon ATS ! L’offre est diversifiée et ce n’est pas une décision à prendre à la légère. Voici donc quelques conseils et critères pour vous permettre de trouver celui le plus adapté à vos besoins spécifiques, que vous soyez un RH d’entreprise ou un recruteur indépendant.

Évaluer les fonctionnalités

Avant de comparer les fonctionnalités des différents ATS présents sur le marché, vous devez identifier votre situation et vos besoins, notamment :

  • Qui sont vos utilisateurs ?
  • Quel est votre budget ?
  • Quels sont vos volumes de recrutement ?
  • Quelles sont vos attentes vis-à-vis de l’ATS ?

Si vous recherchez des profils spécifiques, mieux vaut privilégier un ATS proposant une excellente expérience candidat et renforçant votre marque employeur. À l’inverse, si vous avez besoin de nombreuses personnes rapidement, concentrez-vous sur les fonctionnalités de multidiffusion d’offres d’emploi et de gestion de vivier de candidats.

Pour sa part, l’ergonomie de l’ATS doit être choisie en fonction des personnes qui vont l’utiliser. Privilégiez donc une interface simple pour les non-initiés, et une plus complète pour les experts.

L’intégration avec d’autres outils

La compatibilité de l’ATS avec les logiciels et outils de l’entreprise est un autre critère à prendre en compte, car elle apporte de nombreux avantages :

  • Optimisation du flux de travail
  • Meilleure expérience candidat
  • Centralisation des données
  • Automatisation des tâches

L’ATS peut être intégré à des outils de sourcing en ligne, tels que des sites d’emploi, des réseaux sociaux et des agrégateurs de CV. Cela permet de diffuser automatiquement les offres d’emploi sur les plateformes et de récupérer les candidatures directement dans l’ATS.

Support et service client

Un bon ATS se mesure non seulement par ses fonctionnalités, mais aussi par son support et son service client.

  • Le support est-il disponible 24/7, ou uniquement pendant les heures de bureau ?
  • Est-il facile de le contacter par téléphone, e-mail ou chat en ligne ?
  • Quelle est la rapidité de réponse en cas de problème ou de question ?

De plus, la prise en main du logiciel doit être la plus efficace possible, notamment par le biais de formations régulières et d’un accompagnement des nouveaux collaborateurs.

Études de cas et témoignages

De nombreuses entreprises ont intégré l’ATS à leur dynamique de travail en mettant chacune l’accent sur un besoin spécifique :

  • Colliers, leader mondial du conseil en immobilier professionnel, a gagné 25% de rétention sur ses nouvelles recrues
  • Le Groupe Indigo a amélioré sa marque employeur et son expérience candidat, récoltant 96% d’avis positifs grâce à l’ATS

Analyser le retour sur investissement (ROI)

Certains indicateurs permettent de rapidement vérifier l’efficacité d’un ATS :

  • L’accélération des tâches administratives
  • La réduction du temps de recrutement
  • Le feedback des utilisateurs
  • La qualité des embauches

D’autres avantages sont cependant moins perceptibles. L’amélioration de la marque employeur va demander un peu de temps à se mettre en place, et une bonne sécurisation des données repose justement sur l’absence d’événement.

Après un trimestre, comparez les coûts avant et après le passage à l’ATS pour obtenir des éléments concrets.

Conclusion

En résumé, un ATS est un outil accessible et polyvalent fait pour répondre aux besoins en recrutement des entreprises. Il peut grandement améliorer le recrutement des candidats, et ceci à chaque étape du processus.

Les forces de l’ATS sont :

  • Automatisation des tâches répétitives et chronophages
  • Centralisation des informations sur les candidats
  • Meilleure communication entre les recruteurs et les candidats
  • Amélioration de la collaboration au sein de l’équipe de recrutement
  • Accélération du processus de sélection et d’embauche
  • Analyse et reporting pour une évaluation continue de la performance
  • Renforcement de la marque employeur grâce à une expérience candidat améliorée
  • Conformité légale et respect des normes RGPD
  • Intégration facile avec d’autres outils et logiciels utilisés par l’entreprise
  • Support et service client pour une utilisation optimale

Avant de choisir un ATS, il est impératif de définir ses besoins en amont. Autrement, c’est prendre le risque de faire un benchmark qui ne correspond pas aux enjeux réels de l’entreprise.

Évolution future de l’ATS

Entre le développement du télétravail, de la digitalisation et de l’IA, les ATS ne cessent de se perfectionner et sont devenus des outils indispensables pour sélectionner des candidats pertinents.

Avec le recours de plus en plus important aux réseaux sociaux pour diffuser des offres d’emploi, il est plus que jamais nécessaire d’employer un outil automatisé et connecté pour répondre à ces nouvelles tendances. L’ATS permet justement de gagner en proactivité en multipliant les canaux de sourcing pour trouver les profils parfaits.

L’appel aux intermédiaires de recrutement est également en forte hausse (42% en 2019, 48% en 2022 selon l’APEC), ce qui incite les cabinets de recrutement, les agences et les recruteurs indépendants à maîtriser les ATS afin de satisfaire les besoins des entreprises.

Adoption et adaptation

Les entreprises ont tout intérêt à adopter un ATS, ne serait-ce que pour le gain de temps et de ressources qu’il apporte, mais aussi pour sa capacité à trier les profils de manière pertinente. Pour une installation simple et rapide, privilégiez une solution en SaaS.

Grâce aux différentes interfaces accessibles sur le marché, l’ATS s’adapte aux sociétés en cours de digitalisation et aux experts qui veulent optimiser au maximum leur processus de recrutement.

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