Comment réaliser un compte-rendu d’entretien d’embauche ?

Le compte rendu d’entretien d’embauche est un document qui dresse un résumé clair et objectif d’un entretien réalisé avec un candidat. Il permet au recruteur de faire le point sur l’échange et de transmettre aux parties prenantes les informations nécessaires à la prise de décision, qu’il s’agisse d’une promesse d’embauche ou d’un refus.

Puisqu’il va être consulté par différentes personnes, le compte rendu d’entretien d’embauche a tout intérêt à être clair et synthétique afin d’être bien compris. Il doit permettre de rapidement identifier les compétences personnelles et professionnelles du candidat, ainsi que son niveau d’adéquation avec le poste visé.

Pour rédiger un compte rendu d’entretien d’embauche efficace, il faut prêter attention à de nombreux détails de standardisation, d’objectivité et de conformité. Cet article aborde pas-à-pas ces différents points pour vous aider à concevoir le vôtre dans les meilleures conditions.

Éléments clés d’un compte rendu d’entretien d’embauche

Préparation et planification

Pour bien préparer son compte rendu en tant que recruteur, mieux vaut débuter sur une base claire. Pour cela, il est recommandé de créer (ou de trouver) une grille d’évaluation standardisée permettant d’évaluer les candidats sur des critères précis et avec des questions prédéfinies. Vous pouvez ensuite créer un modèle de compte rendu adapté à la grille d’évaluation. De même, mieux vaut remplir le compte rendu toujours avec la même méthode, par exemple en suivant un guide.

Un template permet d’éviter les oublis et les approximations, surtout s’il faut évaluer plusieurs candidats en une même journée auprès de recruteurs différents. De plus, standardiser la manière de collecter et noter les informations facilite la prise de note. Voici quelques éléments récurrents qui n’échapperont à aucun compte rendu :

• La date de l’entretien
• Le nom des participants
• Les questions posées
• Les réponses du candidat
• Les commentaires et évaluations des recruteurs

Un template simplifie la comparaison entre les candidats et veille à ce que toutes les informations pertinentes soient récupérées. Pour plus de facilité lors de l’entretien, préparez une liste de questions à poser en amont. Enfin, réservez un temps peu après l’entretien pour rédiger le compte rendu, tant que les souvenirs sont encore frais.

Points forts et points faibles du candidat

Comment identifier et documenter les atouts et les domaines d’amélioration du candidat

Pour identifier les atouts du candidat, comparez ses réponses avec les attentes de la fiche de poste, qui fait office de valeur étalon. Notez toutes les compétences, expériences et attitudes positives démontrées durant l’échange : savoir-faire, savoir-être, motivation et autres éléments pertinents.

En raison du rythme de la conversation, il ne sera pas possible de tout noter au mot près.  Privilégiez donc la synthèse et les mots clés, en accord avec les critères définis en amont : il faut que ces termes soient compréhensibles en interne si le document doit être consulté par d’autres parties prenantes.

De la même façon que vous remarquez les bons points, notez les domaines d’amélioration, notamment :

• Un manque de qualification
• Une expérience limitée dans un domaine
• Des lacunes sur les compétences comportementales

Attention aux jugements : vos observations doivent être basées sur des faits et être dépourvues de tout préjugé. De plus, si le candidat est conscient de ses points d’amélioration et qu’il mentionne des plans d’action pour les améliorer, il faudra en tenir compte dans l’évaluation.

Le compte rendu doit présenter de manière équilibré les atouts et les domaines d’amélioration du candidat pour permettre aux décideurs de prendre une décision éclairée. Ce qui importe est de pouvoir déterminer si oui ou non les qualités du candidat sont conformes avec le poste.

Motivation et adéquation avec l’entreprise

La motivation et l’implication d’un candidat peuvent jouer un rôle clé lors de l’entretien. Un candidat qui ne possède pas nécessairement toutes les compétences requises mais qui fait preuve d’un investissement certain peut être retenu, pour peu qu’il soit possible de rattraper ce manque.

Pour déterminer la motivation d’un candidat et son adéquation avec la culture d’entreprise, vous pouvez le tester de différentes façons :

• Évaluez sa présentation générale : est-elle en accord avec les usages de votre entreprise ?
• Posez des questions sur votre entreprise : à quel point le candidat s’est-il renseigné ?
• Mettez-le à l’épreuve : quelles sont ses réactions lorsque vous évoquez les défis et obstacles liés au poste ?

Le langage corporel, la tonalité de la voix et l’enthousiasme général du candidat tout au long de l’entretien vous permettront d’estimer sa capacité à assumer et à s’investir dans le poste. Pour ce qui est de son adéquation avec l’entreprise, posez des questions ouvertes : elles permettent de plus facilement constater le rapport du candidat avec les valeurs de l’entreprise. Par exemple :

• Comment décririez-vous une culture d’entreprise idéale et comment vous y intégrez-vous ?
• Pouvez-vous partager une expérience où vous avez dû faire preuve de persévérance et d’engagement pour surmonter des défis professionnels ?
• Comment réagissez-vous face à un feedback négatif ou constructif ? Pouvez-vous donner un exemple concret ?

Remarques et commentaires supplémentaires

Malgré la mise en place d’un barème précis, il peut arriver que des observations ou des commentaires relevés durant l’entretien ne correspondent à aucune section. Cela peut notamment concerner des remarques adressées à certaines personnes en interne qui vont lire le document.

Dans ce cas, ajoutez à ces commentaires des mentions telles que « pour le manager du département marketing » ou « note pour les Ressources Humaines ». L’usage de mots-clés est encore une fois recommandé pour gagner en synthèse et en clarté.

Ces notes peuvent être regroupées dans une section plus libre nommée « Notes additionnelles » ou « Commentaires ». Elles permettent de consigner des détails importants, positifs comme négatifs, qui ont un rôle à jouer dans la décision finale :

• Le candidat est-il prêt à déménager pour le poste ?
• Maîtrise-t-il un logiciel spécifique non mentionné dans la fiche de poste ?
• A-t-il des références particulières ?

Structure d’un compte rendu d’entretien d’embauche efficace

Quels éléments inclure dans le compte rendu ?

Introduction

Le début de votre compte rendu d’entretien d’embauche doit fournir un aperçu bref mais informatif du candidat, sans contenir d’information discriminante (âge, origine, religion, situation familiale, etc.). On se concentrera donc sur les points suivants :

• Nom du candidat
• Poste
• Date de l’entretien
• Nom du recruteur
• Format (téléphone, visio, physique)

Le plus important est d’établir un contexte clair pour quiconque lit le compte rendu. Notez  ensuite vos premières impressions. Était-ce que le candidat était à l’heure ? Était-il bien préparé pour l’entretien ? Ensuite, résumez les thèmes abordés, par exemple :

• Expérience en gestion de projet
• Compétences en leadership
• Adaptabilité dans des environnements de travail dynamiques

Il n’est pas nécessaire de développer puisque les sections suivantes permettront de plonger dans les détails.

Corps

Le corps du compte rendu peut être divisé en cinq grandes catégories :

• Le contexte de la recherche du candidat et le lien avec ses expériences passées
• Les points forts et les points faibles
• La motivation du candidat
• Les remarques et commentaires (incl. salaire, mobilité, disponibilité)
• La conclusion et l’avis sur le candidat

Utilisez des exemples précis pour chaque qualité et faiblesse. Avoir une bonne communication est une qualité générique qui gagne à être illustrée si le candidat a pu fournir une situation type, par exemple « a déjà résolu un conflit d’équipe ». Il en va de même pour les lacunes.

Pour obtenir plus facilement des exemples de la part du candidat, pensez à employer la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) :

• Situation : décrivez le contexte ou le cadre dans lequel vous vous trouviez
• Tâche : expliquez la tâche ou le défi que vous aviez à accomplir
• Action : parlez des actions spécifiques que vous avez réalisées pour accomplir cette tâche ou résoudre ce problème
• Résultat : terminez en décrivant les résultats de vos actions, en mettant l’accent sur ce que vous avez accompli ou appris

Conclusion

La conclusion se doit de donner un avis qui permet la prise de décision : le candidat correspond-il, oui ou non, aux exigences du poste à pourvoir ? Elle résume les points clés et les recommandations pour la prochaine étape :

• Évaluation globale du candidat : l’impression générale du candidat à la suite de l’entretien
• Adéquation avec le poste : sans ambiguïté, le candidat répond-il aux critères de la fiche de poste ?
• Points à revoir : si des clarifications sont nécessaires, notez-les ici. Par exemple, si le candidat a mentionné un changement potentiel de disponibilité
• Recommandations : quelle est la suite ? Deuxième entretien, acceptation, refus ?

Erreurs courantes et meilleures pratiques

Éviter la discrimination

Il est crucial de mener un processus d’évaluation qui soit à la fois juste et équitable pour tous les candidats. Pour cela, il faut que le compte rendu se concentre exclusivement sur les compétences du candidat. Les informations liées à l’état civil, la situation familiale, l’origine ethnique ou encore la religion sont donc à proscrire.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, n’hésitez pas à consulter notre article dédié pour apprendre à recruter sans discriminer.

Confidentialité et éthique

Les risques associés à une mauvaise gestion des données peuvent avoir des répercussions sérieuses, allant de la perte de confiance des candidats à des implications légales pour l’entreprise. Ainsi,  toute information recueillie lors de l’entretien doit être traitée comme confidentielle :

• Les réponses du candidat
• Les notes prises durant l’entretien
• Les observations de l’évaluateur

Le compte rendu ne devrait être accessible qu’aux personnes directement impliquées dans le processus de recrutement. De plus, il est crucial d’être transparent sur la manière dont les données des candidats seront utilisées.

Modèles et exemples de compte rendu d’entretien d’embauche

Modèles gratuits à télécharger

• Codexa propose sept modèles d’entretiens différents, y compris pour les entretiens d’embauche.
• Culture RH offre un modèle téléchargeable gratuitement pour rédiger un compte rendu d’entretien.

Exemples de comptes rendus réels

La présentation peut varier selon le modèle choisi. Celui proposé par Culture RH, regroupe les points forts et les points faibles dans un tableau en quatre lignes :

• Formation du candidat
• Expériences professionnelles
• Compétences comportementales
• Compétences professionnelles

Les motivations du candidat sont ensuite précisées selon trois critères :

• Motivation pour quitter son poste
• Motivation pour le poste à pourvoir
• Motivation pour la société

Le tout suivi d’une section commentaire puis d’une conclusion. Un dernier tableau sert à définir si le candidat est conforme, plus ou moins conforme ou pas du tout conforme aux besoins de l’entreprise, en fonction des éléments précédemment évoqués.

Du côté de Codexa, on notera surtout la section « Prétentions salariales » présentes tout à la fin du compte-rendu, juste après l’avis du recruteur. Le placement de ce critère en dernier permet de rapidement comparer si les attentes du candidat sont conformes à celles de l’entreprise.

Optimisation du compte rendu pour le suivi et l’analyse

Utilisation de la technologie

Différents logiciels peuvent améliorer le suivi et l’analyse de vos comptes rendus d’entretien, parmi eux, nous retrouvons :

• Les gestionnaires de contenu (CMS) : pour stocker et organiser vos comptes rendus de manière sécurisée, avec suivi des modifications et collaboration en temps réel
• Des outils RH : pour générer des métriques et des graphiques afin de mieux étudier l’évolution des employés de l’entreprise

Suivi des candidats

Pour un suivi efficace des candidats post-entretien, pensez à ces outils :

• Systèmes de Gestion de Relation avec les Candidats (en anglais, Candidate Relationship Management ou CRM) : pour intégrer directement les comptes rendus dans les profils des candidats et suivre facilement leur processus de recrutement
• Les ATS (Système de Suivi des Candidats) : une solution spécialisée dans le suivi et l’analyse des comptes rendus d’entretien

L’ATS permet notamment d’envoyer aux candidats des mises à jour automatisées concernant leur statut au sein du processus de recrutement.

Comment rédiger un compte rendu efficace ?

Clarté, faits et objectivité sont les trois axes à suivre lors de la rédaction d’un compte rendu. C’est un outil d’analyse et de prise de décision au service du développement de l’entreprise, sans jugement ni subjectivité.

Comment utiliser le compte rendu pour améliorer le processus

de recrutement ?

Le compte rendu permet de formaliser un entretien pour identifier des tendances ou des schémas récurrents chez les candidats. Il sert à affiner les critères de sélection et à optimiser les questions posées lors des futurs entretiens.

Le feedback recueilli peut être également partagé avec l’équipe de recrutement pour ajuster les stratégies et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ses besoins et de ses candidats.

Conclusion

Vous savez maintenant :

• Comment construire un compte rendu d’entretien d’embauche
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la prise de note
• Comment optimiser le suivi post-entretien grâce à différents logiciels

Et le plus important : pourquoi il est essentiel de bien structurer son compte rendu d’entretien d’embauche !