Le compte rendu d’entretien d’embauche est un document qui dresse un résumé clair et objectif d’un entretien réalisé avec un candidat. Il permet au recruteur de faire le point sur l’échange et de transmettre aux parties prenantes les informations nécessaires à la prise de décision, qu’il s’agisse d’une promesse d’embauche ou d’un refus.

Puisqu’il va être consulté par différentes personnes, le compte rendu d’entretien d’embauche a tout intérêt à être clair et synthétique afin d’être bien compris. Il doit permettre de rapidement identifier les compétences personnelles et professionnelles du candidat, ainsi que son niveau d’adéquation avec le poste visé.

Pour rédiger un compte rendu d’entretien d’embauche efficace, il faut prêter attention à de nombreux détails de standardisation, d’objectivité et de conformité. Cet article aborde pas-à-pas ces différents points pour vous aider à concevoir le vôtre dans les meilleures conditions.

Éléments clés d’un compte rendu d’entretien d’embauche

Préparation et planification

Pour bien préparer son compte rendu en tant que recruteur, mieux vaut débuter sur une base claire. Pour cela, il est recommandé de créer (ou de trouver) une grille d’évaluation standardisée permettant d’évaluer les candidats sur des critères précis et avec des questions prédéfinies. Vous pouvez ensuite créer un modèle de compte rendu adapté à la grille d’évaluation. De même, mieux vaut remplir le compte rendu toujours avec la même méthode, par exemple en suivant un guide.

Un template permet d’éviter les oublis et les approximations, surtout s’il faut évaluer plusieurs candidats en une même journée auprès de recruteurs différents. De plus, standardiser la manière de collecter et noter les informations facilite la prise de note. Voici quelques éléments récurrents qui n’échapperont à aucun compte rendu :

• La date de l’entretien
• Le nom des participants
• Les questions posées
• Les réponses du candidat
• Les commentaires et évaluations des recruteurs

Un template simplifie la comparaison entre les candidats et veille à ce que toutes les informations pertinentes soient récupérées. Pour plus de facilité lors de l’entretien, préparez une liste de questions à poser en amont. Enfin, réservez un temps peu après l’entretien pour rédiger le compte rendu, tant que les souvenirs sont encore frais.

Points forts et points faibles du candidat

Comment identifier et documenter les atouts et les domaines d’amélioration du candidat

Pour identifier les atouts du candidat, comparez ses réponses avec les attentes de la fiche de poste, qui fait office de valeur étalon. Notez toutes les compétences, expériences et attitudes positives démontrées durant l’échange : savoir-faire, savoir-être, motivation et autres éléments pertinents.

En raison du rythme de la conversation, il ne sera pas possible de tout noter au mot près.  Privilégiez donc la synthèse et les mots clés, en accord avec les critères définis en amont : il faut que ces termes soient compréhensibles en interne si le document doit être consulté par d’autres parties prenantes.

De la même façon que vous remarquez les bons points, notez les domaines d’amélioration, notamment :

• Un manque de qualification
• Une expérience limitée dans un domaine
• Des lacunes sur les compétences comportementales

Attention aux jugements : vos observations doivent être basées sur des faits et être dépourvues de tout préjugé. De plus, si le candidat est conscient de ses points d’amélioration et qu’il mentionne des plans d’action pour les améliorer, il faudra en tenir compte dans l’évaluation.

Le compte rendu doit présenter de manière équilibré les atouts et les domaines d’amélioration du candidat pour permettre aux décideurs de prendre une décision éclairée. Ce qui importe est de pouvoir déterminer si oui ou non les qualités du candidat sont conformes avec le poste.

Motivation et adéquation avec l’entreprise

La motivation et l’implication d’un candidat peuvent jouer un rôle clé lors de l’entretien. Un candidat qui ne possède pas nécessairement toutes les compétences requises mais qui fait preuve d’un investissement certain peut être retenu, pour peu qu’il soit possible de rattraper ce manque.

Pour déterminer la motivation d’un candidat et son adéquation avec la culture d’entreprise, vous pouvez le tester de différentes façons :

• Évaluez sa présentation générale : est-elle en accord avec les usages de votre entreprise ?
• Posez des questions sur votre entreprise : à quel point le candidat s’est-il renseigné ?
• Mettez-le à l’épreuve : quelles sont ses réactions lorsque vous évoquez les défis et obstacles liés au poste ?

Le langage corporel, la tonalité de la voix et l’enthousiasme général du candidat tout au long de l’entretien vous permettront d’estimer sa capacité à assumer et à s’investir dans le poste. Pour ce qui est de son adéquation avec l’entreprise, posez des questions ouvertes : elles permettent de plus facilement constater le rapport du candidat avec les valeurs de l’entreprise. Par exemple :

• Comment décririez-vous une culture d’entreprise idéale et comment vous y intégrez-vous ?
• Pouvez-vous partager une expérience où vous avez dû faire preuve de persévérance et d’engagement pour surmonter des défis professionnels ?
• Comment réagissez-vous face à un feedback négatif ou constructif ? Pouvez-vous donner un exemple concret ?

Remarques et commentaires supplémentaires

Malgré la mise en place d’un barème précis, il peut arriver que des observations ou des commentaires relevés durant l’entretien ne correspondent à aucune section. Cela peut notamment concerner des remarques adressées à certaines personnes en interne qui vont lire le document.

Dans ce cas, ajoutez à ces commentaires des mentions telles que « pour le manager du département marketing » ou « note pour les Ressources Humaines ». L’usage de mots-clés est encore une fois recommandé pour gagner en synthèse et en clarté.

Ces notes peuvent être regroupées dans une section plus libre nommée « Notes additionnelles » ou « Commentaires ». Elles permettent de consigner des détails importants, positifs comme négatifs, qui ont un rôle à jouer dans la décision finale :

• Le candidat est-il prêt à déménager pour le poste ?
• Maîtrise-t-il un logiciel spécifique non mentionné dans la fiche de poste ?
• A-t-il des références particulières ?

Structure d’un compte rendu d’entretien d’embauche efficace

Quels éléments inclure dans le compte rendu ?

Introduction

Le début de votre compte rendu d’entretien d’embauche doit fournir un aperçu bref mais informatif du candidat, sans contenir d’information discriminante (âge, origine, religion, situation familiale, etc.). On se concentrera donc sur les points suivants :

• Nom du candidat
• Poste
• Date de l’entretien
• Nom du recruteur
• Format (téléphone, visio, physique)

Le plus important est d’établir un contexte clair pour quiconque lit le compte rendu. Notez  ensuite vos premières impressions. Était-ce que le candidat était à l’heure ? Était-il bien préparé pour l’entretien ? Ensuite, résumez les thèmes abordés, par exemple :

• Expérience en gestion de projet
• Compétences en leadership
• Adaptabilité dans des environnements de travail dynamiques

Il n’est pas nécessaire de développer puisque les sections suivantes permettront de plonger dans les détails.

Corps

Le corps du compte rendu peut être divisé en cinq grandes catégories :

• Le contexte de la recherche du candidat et le lien avec ses expériences passées
• Les points forts et les points faibles
• La motivation du candidat
• Les remarques et commentaires (incl. salaire, mobilité, disponibilité)
• La conclusion et l’avis sur le candidat

Utilisez des exemples précis pour chaque qualité et faiblesse. Avoir une bonne communication est une qualité générique qui gagne à être illustrée si le candidat a pu fournir une situation type, par exemple « a déjà résolu un conflit d’équipe ». Il en va de même pour les lacunes.

Pour obtenir plus facilement des exemples de la part du candidat, pensez à employer la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) :

• Situation : décrivez le contexte ou le cadre dans lequel vous vous trouviez
• Tâche : expliquez la tâche ou le défi que vous aviez à accomplir
• Action : parlez des actions spécifiques que vous avez réalisées pour accomplir cette tâche ou résoudre ce problème
• Résultat : terminez en décrivant les résultats de vos actions, en mettant l’accent sur ce que vous avez accompli ou appris

Conclusion

La conclusion se doit de donner un avis qui permet la prise de décision : le candidat correspond-il, oui ou non, aux exigences du poste à pourvoir ? Elle résume les points clés et les recommandations pour la prochaine étape :

• Évaluation globale du candidat : l’impression générale du candidat à la suite de l’entretien
• Adéquation avec le poste : sans ambiguïté, le candidat répond-il aux critères de la fiche de poste ?
• Points à revoir : si des clarifications sont nécessaires, notez-les ici. Par exemple, si le candidat a mentionné un changement potentiel de disponibilité
• Recommandations : quelle est la suite ? Deuxième entretien, acceptation, refus ?

Erreurs courantes et meilleures pratiques

Éviter la discrimination

Il est crucial de mener un processus d’évaluation qui soit à la fois juste et équitable pour tous les candidats. Pour cela, il faut que le compte rendu se concentre exclusivement sur les compétences du candidat. Les informations liées à l’état civil, la situation familiale, l’origine ethnique ou encore la religion sont donc à proscrire.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, n’hésitez pas à consulter notre article dédié pour apprendre à recruter sans discriminer.

Confidentialité et éthique

Les risques associés à une mauvaise gestion des données peuvent avoir des répercussions sérieuses, allant de la perte de confiance des candidats à des implications légales pour l’entreprise. Ainsi,  toute information recueillie lors de l’entretien doit être traitée comme confidentielle :

• Les réponses du candidat
• Les notes prises durant l’entretien
• Les observations de l’évaluateur

Le compte rendu ne devrait être accessible qu’aux personnes directement impliquées dans le processus de recrutement. De plus, il est crucial d’être transparent sur la manière dont les données des candidats seront utilisées.

Modèles et exemples de compte rendu d’entretien d’embauche

Modèles gratuits à télécharger

• Codexa propose sept modèles d’entretiens différents, y compris pour les entretiens d’embauche.
• Culture RH offre un modèle téléchargeable gratuitement pour rédiger un compte rendu d’entretien.

Exemples de comptes rendus réels

La présentation peut varier selon le modèle choisi. Celui proposé par Culture RH, regroupe les points forts et les points faibles dans un tableau en quatre lignes :

• Formation du candidat
• Expériences professionnelles
• Compétences comportementales
• Compétences professionnelles

Les motivations du candidat sont ensuite précisées selon trois critères :

• Motivation pour quitter son poste
• Motivation pour le poste à pourvoir
• Motivation pour la société

Le tout suivi d’une section commentaire puis d’une conclusion. Un dernier tableau sert à définir si le candidat est conforme, plus ou moins conforme ou pas du tout conforme aux besoins de l’entreprise, en fonction des éléments précédemment évoqués.

Du côté de Codexa, on notera surtout la section « Prétentions salariales » présentes tout à la fin du compte-rendu, juste après l’avis du recruteur. Le placement de ce critère en dernier permet de rapidement comparer si les attentes du candidat sont conformes à celles de l’entreprise.

Optimisation du compte rendu pour le suivi et l’analyse

Utilisation de la technologie

Différents logiciels peuvent améliorer le suivi et l’analyse de vos comptes rendus d’entretien, parmi eux, nous retrouvons :

• Les gestionnaires de contenu (CMS) : pour stocker et organiser vos comptes rendus de manière sécurisée, avec suivi des modifications et collaboration en temps réel
• Des outils RH : pour générer des métriques et des graphiques afin de mieux étudier l’évolution des employés de l’entreprise

Suivi des candidats

Pour un suivi efficace des candidats post-entretien, pensez à ces outils :

• Systèmes de Gestion de Relation avec les Candidats (en anglais, Candidate Relationship Management ou CRM) : pour intégrer directement les comptes rendus dans les profils des candidats et suivre facilement leur processus de recrutement
• Les ATS (Système de Suivi des Candidats) : une solution spécialisée dans le suivi et l’analyse des comptes rendus d’entretien

L’ATS permet notamment d’envoyer aux candidats des mises à jour automatisées concernant leur statut au sein du processus de recrutement.

Comment rédiger un compte rendu efficace ?

Clarté, faits et objectivité sont les trois axes à suivre lors de la rédaction d’un compte rendu. C’est un outil d’analyse et de prise de décision au service du développement de l’entreprise, sans jugement ni subjectivité.

Comment utiliser le compte rendu pour améliorer le processus

de recrutement ?

Le compte rendu permet de formaliser un entretien pour identifier des tendances ou des schémas récurrents chez les candidats. Il sert à affiner les critères de sélection et à optimiser les questions posées lors des futurs entretiens.

Le feedback recueilli peut être également partagé avec l’équipe de recrutement pour ajuster les stratégies et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ses besoins et de ses candidats.

Conclusion

Vous savez maintenant :

• Comment construire un compte rendu d’entretien d’embauche
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la prise de note
• Comment optimiser le suivi post-entretien grâce à différents logiciels

Et le plus important : pourquoi il est essentiel de bien structurer son compte rendu d’entretien d’embauche !

L’intégration efficace d’un nouveau salarié, ou onboarding, est une étape incontournable pour toute entreprise.

Toutefois, il n’est pas toujours simple de savoir comment s’y prendre, en particulier au regard de l’accueil des nouvelles recrues, de leur familiarisation avec le reste de l’équipe ou encore de la productivité générale de l’entreprise.

Pour vous aider sur ce sujet, voici notre guide d’onboarding de nouveau salarié afin de mieux comprendre l’intérêt de ce processus et surtout de le réussir !

Définition de l’Onboarding

L’onboarding, ou intégration en français, désigne le processus par lequel une entreprise accueille et intègre un nouveau collaborateur.

Il s’agit ainsi d’une étape absolument cruciale en matière de gestion des ressources humaines, car elle permet de significativement faciliter l’adaptation du nouvel employé à son nouvel environnement de travail, à l’équipe, aux outils et à la culture d’entreprise de manière générale.

Il faut savoir que l’onboarding est primordial aussi bien dans les petites entreprises, dans les grands groupes que dans les cabinets de recrutement !

Quelle est l’importance de l’onboarding dans une entreprise ?

L’onboarding englobe différentes notions, telles que la présentation de l’entreprise, la formation initiale, l’attribution de responsabilités ou encore la création de liens avec les équipes. Un processus d’onboarding bien conçu contribue donc à renforcer l’engagement du collaborateur mais également à maximiser le retour sur investissement réalisé dans le recrutement et la sélection.

Impact sur la rétention des employés

Avant toute chose, il faut souligner qu’un processus d’onboarding efficace crée un lien particulièrement solide entre l’employé et l’entreprise, et cela dès le début de son parcours professionnel.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que l’onboarding contribue à maintenir la motivation du nouvel employé, réduisant ainsi le risque de départ prématuré et améliorant la rétention des employés pour l’entreprise.

Lorsqu’un employé se sent accueilli, valorisé et bien intégré, il est ainsi bien plus enclin à rester longtemps dans l’entreprise !

Influence sur la productivité et l’engagement

L’onboarding a également une influence significative sur la productivité et l’engagement des salariés.

Lorsqu’un nouveau collaborateur est correctement intégré, il se sent rapidement à l’aise dans son rôle et dans l’environnement de travail. Or, cela se traduit notamment par une montée en compétence bien plus rapide, une plus grande efficacité dans l’accomplissement des tâches, sans oublier une réduction du temps nécessaire pour devenir pleinement productif.

Les employés qui se sentent connectés à leur entreprise sont donc davantage susceptibles de s’investir dans leur travail et de contribuer de manière proactive à l’amélioration des processus et des résultats de l’entreprise !

Rôle dans la construction de la marque employeur

Enfin, il faut savoir qu’un processus d’onboarding joue un rôle tout aussi important dans la construction de la marque employeur d’une entreprise.

On entend par là qu’une expérience d’intégration positive renforce la perception que les employés ont de leur entreprise en tant qu’employeur. Lorsque les nouveaux collaborateurs sont accueillis chaleureusement, reçoivent une formation adéquate et sont intégrés dans la culture d’entreprise, ils deviennent alors de véritables ambassadeurs de l’entreprise.

Les éléments clés d’un bon Onboarding

Une planification détaillée

Tout bon onboarding débute par une planification détaillée de l’arrivée, de l’accueil et de l’intégration du nouveau salarié.

Elle consiste à anticiper et à organiser de manière minutieuse chaque étape de l’intégration d’un nouvel employé. Il faut savoir que cette planification anticipée comprend aussi bien la coordination des ressources qui seront mises à disposition du salarié, la définition de ses premiers objectifs, la préparation de son poste de travail, le listing de ses options en matière de prévoyance et de mutuelle d’entreprise ou encore l’initialisation de son badges d’accès.

Cette étape vous permet ainsi de vous assurer que tout sera bien prêt pour l’arrivée du nouvel employé, réduisant aussi bien les éventuels retards que les désorganisations.

En planifiant votre processus onboarding, vous parviendrez donc à garantir la cohérence, l’efficacité sans oublier la personnalisation de l’expérience d’intégration du nouveau salarié !

Une expérience d’intégration personnalisée

Un onboarding planifié permet également de fournir une expérience d’intégration personnalisée et valorisante au nouveau salarié.

En pratique, il s’agit d’adapter le processus d’accueil et d’intégration en fonction des besoins, des compétences et des aspirations de chaque nouvel employé. Plutôt qu’une approche générique, une expérience d’intégration personnalisée prend donc en compte le parcours professionnel unique de chaque collaborateur.

Dès lors, cette approche améliore la satisfaction de vos employés tout en participant à la rétention des talents à long terme, sans oublier l’entretien de votre vivier de candidats.

La possibilité de formation et de développement des compétences

La possibilité de formation et de développement des compétences est l’un des autres éléments clés de l’onboarding.

On entend par là qu’un bon processus d’intégration doit nécessairement inclure des opportunités de formation et de développement professionnel pour les nouveaux salariés, s’inscrivant dans un plan de gestion de carrière et des compétences. Grâce à cela, il est possible de favoriser une montée en compétence plus rapide du nouveau salarié, son engagement ainsi que la rétention des talents pour l’entreprise, autant de facteurs clés à la réussite à long terme de chacun.

Le suivi et feedback

Le dernier élément clé d’un onboarding efficace consiste à assurer un suivi de qualité et à obtenir des feedbacks constructifs et pertinents.

Il faut ainsi garder à l’esprit qu’un processus d’onboarding efficace ne se termine pas une fois que les nouvelles recrues ont achevé leur formation initiale. À l’inverse, il s’accompagne plutôt d’un suivi continu et d’un échange de feedback régulier afin de confirmer les bénéfices de l’onboarding sur le long terme.

S’agissant du suivi, il s’avère indispensable pour vérifier que les nouveaux salariés s’adaptent et progressent comme prévu. Il s’agit d’une opportunité idéale pour détecter les éventuels problèmes ou obstacles auxquels ils pourraient être confrontés, puis de les résoudre rapidement.

Pour sa part, le feedback, tant de la part des employés que des responsables, est également un moyen précieux d’améliorer constamment le processus d’onboarding.

Les étapes d’un processus d’Onboarding efficace

Un processus d’onboarding se divise en plusieurs étapes (ou moments), à savoir :

• Avant l’arrivée du nouveau salarié,
• Le premier jour,
• Et le premier mois !

Avant l’arrivée : préparatifs et communication

Avant même l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise, les divers préparatifs et la qualité de la communication donnent le ton pour l’expérience d’intégration à venir.

Tout d’abord, les préparatifs peuvent notamment inclure la mise en place du matériel, des outils et de l’ensemble des ressources nécessaires pour que le nouvel employé puisse commencer à travailler sereinement et sans entrave. Il faut également penser à la préparation de son futur espace de travail, à la configuration de son ordinateur (si applicable), aux formalités juridiques ou encore à la mise en place des ressources de formation.

Au-delà de ces nombreux préparatifs, la communication est tout aussi importante ! Les responsables et l’équipe doivent ainsi être parfaitement informés de l’arrivée du nouvel employé ainsi que des tâches qui leur incombent dans le processus d’accueil. Une communication claire et bien orchestrée établit dès le départ une attente positive et un climat d’accueil très appréciable pour le nouvcel arrivant.

Ce dernier devra d’ailleurs se voir communiquer différents types d’informations telles que les horaires, les procédures d’accès au bâtiment et les documents à préparer.

Premier jour : introduction à l’équipe et à la culture de l’entreprise

Le premier jour du nouveau salarié est une étape clé dans tout processus d’onboarding efficace, car il marque le début de son immersion dans l’entreprise. En d’autres termes, son introduction à l’équipe et à la culture de l’entreprise sont des étapes incontournables pour assurer le succès de son intégration.

Dès son premier jour, le nouveau salarié est ainsi présenté à ses collègues, à son équipe de travail et à d’autres membres clés de l’entreprise. Or, cela va bien au-delà d’une simple présentation formelle, car l’objectif reste de favoriser les relations professionnelles en créant des liens personnels et en établissant des connexions uniques. Cette phase permet donc au nouvel arrivant de se sentir pleinement accepté et inclus au sein de l’équipe.

Le premier jour est également l’occasion de plonger dans la culture d’entreprise. Par exemple, cela peut inclure des discussions sur les valeurs, la mission, les objectifs ou encore les normes de comportement au sein de l’entreprise.

Premier mois : formation, mentorat, évaluation et ajustements

Une fois que les préparatifs de l’arrivée du nouveau salarié ainsi que son premier jour ont été assurés, il est temps de s’intéresser au déroulement de l’ensemble du premier mois.

Durant le premier mois, la formation occupe ainsi une place centrale. Le nouveau salarié reçoit de nombreuses formations approfondies relatives aussi bien à ses tâches, ses responsabilités que les logiciels et outils propres à son poste. Cette formation peut prendre différentes formes, y compris des séances de formation en classe, des modules d’apprentissage en ligne, des mentorats ou tout simplement des formations pratiques. Il est important de s’assurer que le programme de formation soit adapté (contenu et horaires) aux tâches opérationnelles demandées au salarié en parallèle.

Ensuite, le premier mois sera également propice à la mise en place de premières évaluations de l’intégration et des performances du salarié à son poste, des évaluations très utiles pour permettre d’opérer tout ajustement nécessaire à l’avenir.

Onboarding de candidat : bonnes pratiques et erreurs à éviter

Les bonnes pratiques en matière d’Onboarding de candidat

Voici les principales bonnes pratiques à adopter en matière d’onboarding :

• Planifiez en avance votre processus d’onboarding : cela vous permettra de ne rien oublier et de garantir une intégration sereine et en bonne et due forme du nouveau salarié (matériel et ressources pour le nouveau salarié, contrat de prévoyance, mutuelle d’entreprise, badge d’accès, ou encore carte de restauration …),
• Assurez une communication proactive : l’idée est de communiquer avec le candidat avant son premier jour afin de lui fournir des informations sur l’entreprise, son équipe ainsi que le déroulement de son intégration,
• Prévenez l’équipe de l’arrivée prochaine d’un nouvel élément : au-delà de la communication auprès du futur salarié, n’oubliez pas de prévenir votre équipe de l’arrivée imminente d’un nouveau collaborateur, de leur partager son profil, ses responsabilités ainsi que de leur expliquer la nouvelle organisation de l’équipe à l’avenir,
• Personnalisez l’expérience d’onboarding : afin de garantir le succès de votre onboarding, il est vivement recommandé de le personnaliser en fonction du profil du nouveau arrivant pour le fidéliser et le motiver dès le départ,
• Prévoyez une formation complète et structurée : tout nouveau salarié doit ainsi bénéficier de formations suffisamment complètes pour comprendre ses responsabilités, les process internes de l’entreprise et les attentes liées à son poste,
• Désignez un mentor : il sera chargé d’assurer la bonne intégration du nouveau salarié au sein de l’entreprise, le familiarisa avec le fonctionnement de cette dernière dans les moindres détails, et pourra également représenter son point de contact privilégié s’il a la moindre question,
• Programmez un point en fin d’onboarding : cela vous permettra d’évaluer la satisfaction du nouveau arrivant concernant son intégration et ses premières impressions sur son environnement de travail.

Les erreurs à éviter pour un Onboarding de candidat

Outre les bonnes pratiques, il est également primordial de connaître les erreurs à éviter en matière d’onboarding, ce qui inclut par exemple :

• Le manque de préparation en amont,
• Une mauvaise communication,
• Des formations et organisations en interne trop faibles,
• Ne pas favoriser une immersion dans la culture d’entreprise,
• Le manque de personnalisation de l’onboarding,
• L’absence de renseignements clairs sur les politiques et les procédures de l’entreprise,
• La non-sollicitation de feedbacks réguliers,
• L’absence de suivi de l’intégration du nouveau salarié dans l’équipe mais également du ressenti de l’équipe vis-à-vis de leur nouveau collaborateur.

Quel est l’avenir de l’Onboarding ?

Bien entendu, après avoir abordé le moindre aspect de l’onboarding, il est naturel de s’interroger sur son avenir parmi les nombreux processus RH. Or, son avenir semble aussi prometteur que ses bénéfices actuels !

L’avenir de l’onboarding s’annonce avant tout axé sur la digitalisation et l’automatisation, conduisant à une intégration des nouveaux collaborateurs toujours plus efficace et personnalisée, notamment à l’aide d’outils tels que l’intelligence artificielle. Cela ouvrira d’ailleurs de nombreuses portes aux consultants indépendants en recrutement.

La formation en ligne et le micro-learning tendent ainsi à gagner en popularité, offrant des ressources à la fois flexibles et interactives. La gamification et l’intégration de réseaux sociaux d’entreprise vont quant à eux renforcer l’engagement des nouveaux employés, tandis que l’adaptation à un environnement de travail hybride continuera de faire partie des tendances du marché du travail.

En somme, l’avenir de l’onboarding consiste en une expérience d’intégration complète, flexible, et centrée sur le développement continu des employés. Ni plus, ni moins.

Comment élaborer un plan de recrutement efficace ?

Dans le monde des affaires, le capital humain reste l’actif le plus précieux dont dispose une entreprise. La qualité de votre équipe joue ainsi un rôle décisif dans le succès et la croissance de votre entreprise, aussi bien à court terme qu’à long terme.

Pourtant, il n’est pas toujours simple de trouver et d’attirer les meilleurs talents du marché. C’est justement là qu’entre en jeu la création d’un plan de recrutement efficace, à travers une stratégie réfléchie et méthodique.

Entre les éléments clés d’un plan de recrutement performant, les bonnes pratiques à adopter ou encore les erreurs à éviter, voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet !

Qu’est-ce qu’un plan de recrutement ?

Un plan de recrutement, également appelé « stratégie de recrutement », permet de définir la méthodologie générale d’une entreprise en matière d’identification, d’attraction, de sélection et d’embauche de ses nouveaux employés.

En d’autres termes, le plan de recrutement fait partie des atouts clés de la gestion des ressources humaines d’une entreprise, peu importe sa taille ou encore son secteur d’activité.

Il est également essentiel pour toute personne désireuse de devenir un consultant indépendant en recrutement !

Un plan de recrutement permet donc de lister :

• Les objectifs spécifiques de l’entreprise en matière de recrutement,
• Les postes à pourvoir,
• Les compétences et qualifications requises,
• Les canaux de recrutement à privilégier (annonces d’emploi, réseaux sociaux, recrutement interne, cooptation, etc.),
• Les étapes du processus de recrutement (sélection des candidats, entretiens, évaluations, etc.),
• Le calendrier de recrutement,
• Un budget,
• Des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité du plan,
• Sans oublier les responsabilités de chacun dans l’équipe de recrutement.

Quels sont les éléments clés d’un plan de recrutement efficace ?

Identification des besoins actuels et futurs en recrutement

Le premier élément clé de tout plan de recrutement efficace réside dans l’identification des besoins actuels et futurs en recrutement.

Cela commence donc par une évaluation minutieuse des postes vacants existants, des départs prévus, des projets en cours ou encore de tout projet futur impliquant des besoins spécifiques en matière de recrutement.

En parallèle, il est ainsi impératif d’anticiper les besoins à moyen et long terme en se basant aussi bien sur la croissance projetée de l’entreprise, les évolutions du marché que sur les projets stratégiques à venir. Cette démarche permet de définir avec précision le profil des compétences recherchées, ce qui ne fait que faciliter par la suite la sélection des candidats adéquats.

Évaluation des compétences et des qualifications requises

Autre élément clé d’un bon plan de recrutement : l’évaluation des différentes compétences et qualifications requises pour les postes à pourvoir !

On entend par là qu’il est indispensable de déterminer avec précision les aptitudes pratiques, les connaissances, l’expérience ainsi que les qualités personnelles essentielles pour occuper un poste.

Pour y parvenir, il s’avère précieux de pouvoir collaborer étroitement avec les gestionnaires de chaque service afin de comprendre en profondeur leurs besoins spécifiques, puis d’y répondre avec autant de précision.

Dès lors, en définissant clairement le profil du candidat idéal, l’entreprise peut alors cibler ses efforts de recrutement de manière plus précise, maximisant ainsi les chances de trouver des candidats qui correspondent étroitement aux exigences du poste. Ni plus, ni moins.

Définition des objectifs de la stratégie de recrutement

La définition des objectifs de la stratégie de recrutement est l’une des autres étapes cruciales dans la mise en place d’un plan de recrutement efficace.

Cela implique notamment de fixer clairement les résultats attendus du processus de recrutement, en alignant ces objectifs sur les objectifs généraux de l’entreprise. Or, il faut garder à l’esprit que les objectifs peuvent sensiblement varier en fonction de la situation spécifique de l’entreprise, et inclure toutes sortes d’éléments tels que le nombre de postes à pourvoir, les délais de recrutement, la qualité des candidats recrutés, la diversité de l’équipe, ou encore la maîtrise des coûts de recrutement.

Grâce à cela, chaque embauche contribue de manière significative aux objectifs globaux de l’entreprise.

Sélection des méthodes et des outils de recrutement

Au-delà des objectifs de recrutement de l’entreprise, il est également important de choisir avec soin les méthodes et les outils de recrutement à utiliser.

L’intérêt est donc de déterminer les approches et les ressources spécifiques qui seront utilisées pour attirer, évaluer et enfin sélectionner les candidats. Cela inclut par exemple une prise de décision sur l’utilisation d’annonces d’emploi, de réseaux sociaux, de recrutement interne, de cabinets de recrutement ou d’autres canaux, ainsi que le recours à des outils tels que des logiciels de suivi des candidatures, des tests d’aptitude, des entretiens structurés et ainsi de suite.

Délimitation du processus de sélection des candidats

Un plan de recrutement efficace doit également prévoir un processus poussé de sélection des candidats.

En pratique, cela inclut notamment la réception des candidatures, la présélection des CV, la réalisation d’entretiens, la réalisation de tests ou d’évaluations, les vérifications de références, et enfin, la prise de décision pour l’embauche.

Chaque étape doit donc être spécialement conçue pour garantir une évaluation approfondie des candidats en fonction des critères prédéfinis par l’entreprise et son service RH, tout en offrant une expérience positive aux candidats. Pour chaque étape, on doit y associer un objectif et un responsable.

Plus la délimitation du processus de sélection des candidats est claire, et plus l’efficacité du recrutement sera importante !

Les étapes à suivre pour élaborer un bon plan de recrutement

Création d’un tableau de bord prévisionnel

Après avoir cité les éléments clés d’un plan de recrutement, il est temps d’entrer dans le vif du sujet : les étapes pratiques à suivre pour réellement élaborer ce plan de recrutement !

Or, la première étape passe inévitablement par la création de ce que l’on appelle un tableau de bord prévisionnel.

Ce tableau de bord consiste ainsi à rassembler et à afficher de manière organisée l’ensemble des données pertinentes liées au processus de recrutement, telles que le nombre de postes à pourvoir, les délais de recrutement, le budget alloué sur ce domaine, les canaux de recrutement à exploiter, ou encore les indicateurs de performance à utiliser.

Il permet aux personnes chargées du recrutement au sein de l’entreprise de suivre en temps réel l’avancement du plan de recrutement tout en ajustant continuellement la stratégie en conséquence.

En résumé, la création d’un tableau de bord prévisionnel fournit une base solide pour une gestion proactive et efficace du processus de recrutement, contribuant ainsi à la construction d’une équipe de talents qui renforce à son tour la productivité de l’entreprise !

Définition des rôles et des responsabilités de chacun

Seconde étape : définir les rôles et les responsabilités de chacun, surtout lorsqu’il s’agit de désigner le ou les personnes chargées du recrutement.

Cette phase implique d’attribuer clairement les tâches et les responsabilités au sein de l’équipe de recrutement, et avec les opérationnels, qu’il s’agisse d’un Directeur des Ressources Humaines ou encore d’un consultant indépendant en recrutement. Elle détermine ainsi les personnes en charge :

• De la rédaction des offres d’emploi,
• De la présélection des candidats,
• De la réalisation des entretiens,
• Des vérifications des références,
• Et de la prise de décision finale.

En précisant les responsabilités de chaque membre de l’équipe, il est alors possible d’assurer un processus de recrutement fluide et bien coordonné. De plus, cette démarche permet de réduire les risques de chevauchement des tâches et de s’assurer que chaque étape est gérée par la personne la plus qualifiée !

Fixation du budget de recrutement

Ensuite, il s’agit de fixer le budget (soit la somme d’argent) alloué spécifiquement au processus de recrutement, y compris les coûts liés aux annonces d’emploi, aux agences de recrutement, aux logiciels de suivi des candidatures, aux évaluations, aux déplacements, et tous types d’autres dépenses connexes.

Ce qu’il faut retenir, c’est que ce n’est qu’en établissant un budget clair et réaliste que l’entreprise parviendra à gérer efficacement ses ressources financières et à s’assurer que le recrutement est effectué de manière rentable !

Rédaction d’offres d’emploi attractives et personnalisées suivant les besoins spécifiques

Avant de pouvoir publier les offres d’emploi en ligne, il est nécessaire de procéder à leur rédaction.

Sur ce terrain, la rédaction implique des descriptions de postes précises, engageantes et surtout adaptées à chaque poste vacant. L’objectif est de communiquer clairement les responsabilités, les compétences requises et les avantages du poste.

L’objectif ? Attirer puis recruter des candidats à la fois qualifiés et enthousiastes !

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’une offre d’emploi bien rédigée reflète la culture d’entreprise mais également les opportunités d’évolution professionnelle pour les candidats, ce qui ne fait que contribuer à attirer des candidats qui s’alignent sur ces aspects.

Publication des offres d’emploi en ligne sur les canaux de diffusions choisis

Une fois que les offres d’emploi ont été correctement rédigées, il est alors temps de les publier en ligne sur les canaux de diffusions préalablement choisis.

Sites web d’emplois, réseaux sociaux, intranet de l’entreprise … L’objectif reste de maximiser la visibilité des offres et de les mettre à la disposition d’un vaste public de candidats potentiels.

Le choix des canaux de diffusion dépend alors des besoins du poste et de la cible de recrutement. Or, en exploitant les canaux en ligne, l’entreprise peut atteindre un large bassin de talents, attirer des candidatures qualifiées, et simplifier le processus de candidature.

Cela garantit une plus grande efficacité du recrutement et permet à l’entreprise de trouver plus rapidement les candidats adéquats, un atout phare pour pourvoir les postes vacants de manière adaptée voire même rapide.

Pré-sélection et évaluation des candidats

La pré-sélection et l’évaluation des candidats représentent une étape cruciale dans tout plan de recrutement.

Comme son nom l’indique, la pré-sélection consiste à trier les candidatures reçues puis à évaluer les candidats pour déterminer s’ils répondent bien aux critères définis pour le poste (ou pas). Cela peut par exemple inclure la vérification des CV, des lettres de motivation, et des références, ainsi que la réalisation d’entretiens téléphoniques ou vidéo, de tests de compétences voire même d’évaluations comportementales.

Chaque entreprise est libre d’adopter les méthodes et les critères de son choix en la matière, afin de réussir ensuite à identifier les candidats les plus prometteurs et à les inviter à réaliser un entretien plus approfondi.

On-boarding des candidats recrutés

Avant-dernière étape de l’élaboration d’un plan de recrutement : l’onboarding des candidats recrutés, afin d’assurer une transition en douceur et une intégration réussie au sein de l’entreprise !

Cette étape implique la mise en place d’un processus structuré pour accueillir, former et encadrer les nouveaux employés, le tout dès leur arrivée. Cela peut notamment concerner la fourniture de ressources et d’informations nécessaires, la présentation de la culture d’entreprise, la formation sur les politiques et les procédures, ainsi que la clarification des attentes liées au poste.

Une intégration réussie est avant tout synonyme de nouveaux collaborateurs à même de s’adapter rapidement et de devenir productifs de manière précoce. Atout final ? Les nouvelles recrues se sentiront d’autant mieux intégrées et valorisées !

Optimisation du processus de recrutement

Afin de créer un plan de recrutement efficace et unique en son genre, la dernière étape consiste à optimiser le moindre aspect du processus de recrutement.

Nous vous recommandons ainsi de régulièrement surveiller et évaluer les différentes étapes de votre processus de recrutement. Vous pouvez par exemple recueillir des retours d’expérience, identifier des opportunités d’amélioration, simplifier les procédures administratives, voire même automatiser les tâches répétitives et chronophages.

Quels sont les principaux challenges dans l’élaboration d’un plan de recrutement ?

Comme toute stratégie, une stratégie de recrutement s’accompagne de son lot de challenges et de défis. Or, plus vous en avez connaissance en amont, et plus vous serez préparé afin d’y faire face et d’améliorer l’efficacité de votre plan de recrutement. Détails à suivre !

Adaptabilité et flexibilité

Le premier défi d’un plan de recrutement est de parvenir à être (et à rester) adaptable et flexible.

En d’autres termes, il est essentiel que le plan de recrutement soit en mesure de s’adapter à l’évolution des besoins en personnel d’une entreprise.

L’enjeu est donc de savoir ajuster le plan de recrutement en temps réel afin de répondre à ces évolutions, de recruter plus rapidement que prévu en cas de pic d’activité, de revoir les critères de sélection en fonction de nouvelles priorités, ou encore de gérer des contraintes budgétaires imprévues !

Gestion des changements dans l’entreprise et adéquation avec la réalité du marché du travail

L’un des autres défis majeurs d’un plan de recrutement concerne la gestion des changements au sein même de l’entreprise.

En effet, les entreprises évoluent constamment en réponse aux forces du marché, aux opportunités stratégiques ainsi qu’aux évolutions technologiques à côté desquelles il ne faut pas passer. Ce challenge implique donc d’anticiper ces changements autant que possible puis de réussir à s’adapter à ces évolutions.

Innovation dans les stratégies de recrutement

L’évolution rapide de la technologie, des médias sociaux ou encore des préférences des candidats a profondément transformé la manière dont les entreprises attirent et sélectionnent les talents.

Vous ne devez donc pas hésiter à adopter des approches créatives pour vous démarquer sur un marché du travail de plus en plus concurrentiel. Cela inclut l’exploration de nouvelles plateformes de recrutement, la mise en œuvre de techniques de marketing pour attirer des candidats passifs ou bien sûr la personnalisation des stratégies en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

L’innovation dans le recrutement favorise donc une acquisition de talents plus efficace, mais elle demande également un investissement en temps et en ressources pour rester à la pointe des pratiques du secteur

Mise à jour continue du plan de recrutement

La mise à jour continue du plan de recrutement représente le dernier défi clé pour les entreprises qui cherchent à rester agiles et compétitives sur le marché du travail.

Dès lors, il est indispensable de régulièrement vérifier et mettre à jour les besoins en personnel, les priorités stratégiques ainsi que les pratiques de recrutement en général.

Plan de recrutement : ce qu’il faut retenir

Voici un résumé de tout ce qu’il faut savoir pour élaborer un plan de recrutement efficace et savoir l’optimiser de manière régulière :

• Il faut comprendre les besoins actuels et futurs de votre entreprise en matière de recrutement,
• N’hésitez pas à définir avec précision les compétences spécifiques et les qualités personnelles que vous attendez de vos futurs talents,
• Choisissez les outils et les canaux de recrutement les plus adaptés pour atteindre vos objectifs,
• Rédigez des offres d’emploi engageantes et attractives,
• Effectuez une pré-sélection pointilleuse des candidats,
• N’oubliez pas de correctement intégrer les nouvelles recrues afin d’entretenir leur motivation, d’optimiser leur arrivée dans vos équipes et in fine d’améliorer leurs performances,
• Révisez et améliorez continuellement votre plan de recrutement !